Durante a pandemia de coronavírus, a plataforma facilita a entrega de documentos, a conferência e a correção de dados
A pandemia do novo Coronavírus serviu como gatilho para acelerar a automatização de processos gerenciais em todos os ramos do mercado. No setor da radiodifusão não foi diferente, de repente os profissionais do meio se viram dentro de suas casas precisando realizar seus afazeres na empresa de forma remota.
Felizmente para a Associação Mineira de Rádio e Televisão (AMIRT) o processo não foi tão disruptivo, a instituição já vinha implementando a pelo menos 6 meses a utilização do Rádio Control Agências como ferramenta para intermediar os negócios entre rádios e agências de forma rápida, automatizada e transparente.
A distância entre o radiodifusor e as agências sempre dificultou o processo comercial como um todo, muitas vezes o ciclo completo de compra e pagamento da mídia veiculada não era completado por diversas dificuldades gerenciais durante o processo. Resultando quase sempre em frustração nas duas pontas envolvidas.
O software vem trazer exatamente mais facilidade para as agências comprarem o veículo rádio que por sua alta capilaridade por vezes traz dificuldades na logística de compra, distribuição, comprovação, envios fiscais e pagamento da mídia. Por meio do serviço, rádios e agências têm total visibilidade do status de cada campanha.
Isso permite que as partes possam acompanhar em tempo real os reais gargalos de cada mídia. Se há alguma divergência nos documentos, por exemplo, as partes ficam sabendo em poucas horas do que se trata, não sendo necessário enviar documentos físicos pelos Correios e aguardar semanas por respostas.
Desde o início da pandemia, várias campanhas foram totalmente distribuídas as centenas de emissoras de Minas Gerais pelo software com todos os players 100% de home office, a mídia não parou.
“O Rádio Control é uma ferramenta que chegou para elevar a relação entre emissoras, clientes e agências para outro patamar. As informações ficam disponíveis a todo tempo para que facilite a comunicação entre as partes, agilizando assim todo o processo, desde a negociação, até a entrega das documentações e a confirmação de pagamento das campanhas”, conclui o gestor da plataforma, Alan Lopes.
Desta forma, a AMIRT é pioneira entre as associações brasileiras em automatizar de forma on-line a comercialização de mídias.
AMIRT contorna problemas gerenciais da pandemia por meio de software de gestão comercial e já obtém reconhecimento no mercado
Para facilitar o relacionamento entre emissoras e agências, a AMIRT criou o Rádio Control, um sistema de automação que trouxe agilidade, transparência e otimização de diversos processos. O trabalho é o primeiro a ser prestado por uma associação no país.
Por meio do sistema, rádios, agências e clientes passaram a contar com um serviço muito mais seguro, transparente e com credibilidade. O Rádio Control veio para facilitar a vida do radiodifusor e dos mídias das agência ao se relacionarem com dezenas e as vezes até centenas de PIs para serem distribuídas.
Anteriormente, se as emissoras enviassem documentos com dados incorretos, sem carimbo ou autenticação, todos os papeis eram devolvidos, deixando o processo bem mais lento. Além disso, o envio era feito pelos Correios via sedex e AR.
“No Rádio Control este processo tem mais agilidade e confiabilidade, pois a emissora envia a documentação escaneada pelo sistema, onde é feita a conferência em poucas horas e, em caso de dados incorretos ou falta de informação, a emissora é informada tanto pelo sistema quanto por SMS, Whatsapp e telefone. E o melhor todo processo é auditado. Agilizando, assim, a correção e aceitação da documentação pela agência”, explica o gerente de TI, Daniel Lopes.
As agências também contam com diversas vantagens, já que a equipe do Rádio Control recebe as PIs, lança no sistema e comunica diretamente as emissoras, que on-line acusam o recebimento ou a recusa da PI e on-line informam a programação do spot. Antes as PIs eram enviadas por e-mail e nem sempre visualizadas no período ideal, o que gerava atrasos na veiculação.
Segundo o gestor do Rádio Control, Alan Lopes, diversos serviços são realizados pela plataforma. “O Rádio Control presta os serviços de negociação dos valores para os planos de mídia, o envio das campanhas, o acompanhamento do processo, a conferência de faturamento pelo sistema informando a emissora o status da sua documentação”.
Alan também ressalta que o Rádio Control recebe a documentação da emissora e entrega diretamente à agência. Além disso, presta suporte às emissoras esclarecendo dúvidas sobre as campanhas.
Conhecendo o Rádio Control versão agências por etapas
O processo é 100% sigiloso e feito com toda segurança. O gerente de TI salienta ainda que uma equipe entra em contato com as emissoras por e-mail, SMS, Whatsapp e telefone, para que a emissora verifique a PI e escolha aceitá-la ou recusá-la, caso tenha alguma divergência.
“Pegamos as PIs das emissoras enviadas pelas agências, lançamos no sistema e enviamos para as emissoras que on-line fazem a autenticação do recebimento e da programação do spot no ar, ou a recusa da mídia”, explica.
Campanhas de 274 emissoras enviadas pelo software foram confirmadas com entrega e programação em tempos recordes de 48 horas do envio, o que dá agilidade e muita credibilidade junto à agência e o cliente.
Finalizando a campanha é iniciado o faturamento pelas emissoras. As emissoras faturam as PIs, toda documentação é solicitada nos campos determinados no Rádio Control, esta documentação é escaneada e enviada pelo sistema, onde é feita uma conferência pela equipe da AMIRT que, em casos de correção, entra em contato com a emissora para solicitar o ajuste de algum documento, estando tudo correto a documentação já está à disposição da agência digitalmente.
Caso a agência solicite a documentação original, a AMIRT irá solicitar o envio da mesma por Sedex, mas como já foi conferida, esta será enviada sem futuras correções.
O gerente de TI explica que se a agência tiver interesse ela também pode conferir a documentação que anteriormente foi analisada pela equipe do Rádio Control, tudo on-line.
Gestão de vendas para rádios e TVs
O Rádio Control tem uma versão Premium, que faz a gestão completa destas propostas, passando pela concretização e a análise da qualidade da venda até a programação.
“É uma ferramenta focada na gestão emissora e vendedores (corretores), onde apresentamos uma forma de venda por blocos, onde você consegue saber o preço médio de cada bloco da sua emissora, bem como criar uma forma mais dinâmica e justa de venda, pois se o horário é concorrido terá um valor maior, caso tenha um horário com mais espaço, o valor é menor”, finaliza Daniel.
Neste período de home office, esta ferramenta se mostrou imprescindível para os contatos comerciais, agências e clientes nestas emissoras
Esta versão já funciona em quatro emissoras há mais de 18 meses e está sendo implementada em mais seis rádios neste momento.
Retorno positivo para as rádios
Dezenas de emissoras já estão colhendo os frutos do serviço prestado pela AMIRT com o Rádio Control, que trouxe facilidade, principalmente, devido ao isolamento social, como é o caso do Sistema Multisom de Rádio das Cidades de Ubá e Cataguases, na Zona da Mata Mineira.
“Facilitou muito os processos, uma vez que nós já enviamos a documentação toda conferida e assim já são postadas todas sem nenhum tipo de erro, agilizando assim todo o procedimento junto às agências. O Rádio Control é muito prático de trabalhar dentro do sistema. Parabéns e obrigado pela iniciativa”, destacou o diretor da emissora, José Marcos.
“Achei bem intuitivo e dinâmico. O sistema faz toda essa interação entre a emissora e a agência. Achei bem bacana a área onde anexamos todos os documentos. Além disso, agiliza o pagamento e isso fortalece o nosso trabalho”, explicou Silvério Gusmão, que atua no setor de Operações Comerciais (OPEC) da Rádio Muriaé, também na Zona da Mata.
Karoline Araújo, que é diretora comercial da Rádio Tropical de Timóteo 96,1 e diretora geral da Rádio 98 Ipatinga, no Vale do Aço, ressalta que o processo trouxe mais eficiência para as emissoras.
“Implementar o Rádio Control foi uma excelente ideia da AMIRT. Acredito que é um processo que chegou para trazer maior eficiência e eficácia nos processos de recebimento de mídias, documentações e verbas tanto por parta das emissoras quanto das agências. Já tivemos a oportunidade de utilizá-lo algumas vezes e se mostrou bastante ágil e seguro. Acredito que com o tempo vamos acostumar com a plataforma e ela poderá sofrer alterações de modo a cumprir perfeitamente seu objetivo”.
Desta forma, o período para as emissoras receberem diminuiu, pois o processo deu rapidez e centralizou a cobrança destas mídias pela AMIRT, que mantém toda documentação nas nuvens a disposição das agências e/ou clientes.
Contato
Para conhecer o funcionamento do Rádio Control, o interessado pode enviar e-mail para [email protected] ou entrar em contato pelo número (31) 98600-7023 ((WhatsApp e Ligação).
