Como funciona o processo de validação dos seus arquivos e o que é de responsabilidade da emissora e do contador?

Nesse artigo vamos procurar dar mais esclarecimentos do papel do departamento financeiro da emissora e o papel do contador no processo de geração, envio e validação de arquivos junto a SEFAZ.

Quando a emissora utiliza o Smart Manager como seu software de emissão de nota fiscal modelo 21 (NFSC), é necessário que a mesma seja regularizada junto a SEFAZ do seu estado. Para que isso ocorra, a emissora deverá pedir ao seu contador que primeiro faça o contato com a SEFAZ e verifique as instruções iniciais para essa regularização.

Geralmente, o órgão solicita que o contador vá pessoalmente e leve em suas mãos uma nota fiscal modelo 21 emitida pelo software ao qual ela irá utilizar. Essa nota fiscal pode ser emitida pelo Smart Manager através do menu “Nota fiscal mod. 21 >>> Configurações >>> Modelo Nota Fiscal – Mod. 21.”

Uma vez que o contador apresente essa nota e cadastre a emissora junto à SEFAZ, a emissora deverá alinhar com seu contador todas as instruções de preenchimento dos parâmetros da nota, definidos no menu “Nota Fiscal mod. 21 >>> Configurações >>> Parâmetros da nota.”

Nesses campos deverá ser preenchido o número inicial da nota fiscal (caso ela já venha emitindo esse tipo de nota fiscal, seja através de bloco, ou pelo site) e também informações referentes ao tipo de regime e validador o qual ela trabalha.

OBS: Essas informações são de extrema importância e o seu preenchimento incorreto pode causar sérios transtornos para a emissora junto a Secretaria de Fazenda. Por isso, converse com o seu contador e só preencha esses dados quando forem corretamente informados.

Após emitir as notas fiscais pelo Smart Manager durante todo um mês, no mês seguinte é necessário que a emissora gere o arquivo de validação para o Sintegra ou Convênio 115. Esse arquivo poderá ser gerado através do menu “Nota fiscal mod. 21 >>> Relatórios de comprovação.”

Segue abaixo um tutorial do nosso blog que mostra esse processo em passo a passo:

https://blog.playlistsolutions.com/2019/11/gerando-nota-fiscal-modelo-21-no-smart.html

Uma vez gerado, esse arquivo deverá ser enviado para o seu contador, o qual irá valida-lo através do Validador do Sintegra ou do Convênio 115 (de acordo com o estabelecido por seu estado).

Caso ocorram erros, o contador deverá entrar em contato com a emissora, informando as inconsistências.

É de extrema importância que a emissora peça o máximo de informação por parte do contador, para que o usuário consiga corrigir esses erros. Esses erros, em sua maioria estarão relacionados a falta de preenchimento de algum dado obrigatório ou preenchimento incorreto de algum campo.

Uma vez que os erros sejam corrigidos é necessário que seja gerado um novo arquivo de validação e o mesmo seja enviado novamente para o seu contador, para que ele conclua a entrega junto a SEFAZ.

Contador

É o responsável por cadastrar a emissora junto a SEFAZ e munir o seu cliente (emissora) com todas as informações necessárias para o correto preenchimento dos campos de configuração no Smart Manager.

É quem deverá receber o arquivo de validação, contendo as informações das notas fiscais da emissora que foram emitidas ou canceladas no mês anterior e quem deverá validá-las através do validador fornecido pela SEFAZ de seu estado.

Em caso de inconsistências, deverá instruir a emissora quanto à correção de cada um desses erros.  Depois disso, receberá novamente o arquivo de validação. Uma vez validado o seu arquivo, ele terá então 2 opções:

Opção 1: Caso o estado da emissora permita a utilização do aplicativo TED, o qual faz a Transmissão Eletrônica de Dados diretamente para o site da SEFAZ pela internet, ele deverá conversar com a emissora e caso a mesma deseje que o seu arquivo seja enviado pela internet, ela deverá adquirir um certificado digital e-CNPJ A1 ou A3.

Assim, o contador instalará esse certificado em seu computador e conseguirá fazer a transmissão dos arquivos diretamente do seu computador. Não havendo dessa forma a necessidade de ir a SEFAZ mensalmente.

Quais os tipos de certificados digitais e-CNPJ existem?

A1 – Arquivo Digital

O A1 é um arquivo eletrônico e, portanto, não necessita de tokens ou smartcards para ser transportado, costumando ter a extensão .P12 ou .PFX.

A vantagem do A1 é que pode ser instalado simultaneamente em diversos computadores e programas, direto no sistema operacional. Além disso, você tem a facilidade de poder importá-lo em sistemas web e facilitar seu trabalho.

Esse certificado oferece mais agilidade e é indicado para empresas que emitem grande volume de notas ou deseja ter mais facilidade na automação de tarefas relacionadas as notas. O A1 é mais barato e mais versátil que o modelo A3 e possui 12 meses de validade.

A3 – Cartão inteligente ou Token

Os certificados A3 vêm como um dispositivo físico, tanto no formato de um cartão inteligente (que depende de uma leitora) ou de um token (que parece um pendrive). A desvantagem deste tipo de certificado é que ele pode ser somente utilizado em um computador e um programa por vez, diminuindo sua versatilidade.

Além disso, toda vez que um certificado A3 é usado, é necessária a digitação da senha dele. Se você errar a senha acima do limite (em geral 3 vezes) ele é bloqueado, podendo ser necessário adquirir um novo certificado.

Ele é mais caro que o A1 e possui validade de 36 meses, com custo-benefício melhor quando considerada a relação custo/ano.

Com relação a indicação, é importante a emissora fazer uma melhor análise daquilo que irá lhe atender melhor, alinhado ao seu contador.

Sobre os estados que permitem a transmissão dos dados eletrônicos através do TED, os clientes que utilizam Sintegra, no próprio site do mesmo são informados que todos os sites aceitam, com exceção do Paraná e Santa Catarina. No caso desses dois estados, deverão ser seguidos os seguintes procedimentos:

Paraná

Transmitir o arquivo por meio de Programa de transmissão próprio do Estado do Paraná, que pode ser obtido no site:

www.fazenda.pr.gov.br/software/validapr/validapr.asp

Santa Catarina

O arquivo deverá ter sido validado e gerado mídia através do programa VALIDADOR SINTEGRA, versão 5.2.0 e será transmitido por meio de programa de ENTREGA próprio do Estado de Santa Catarina, versão 1.05.03 para contribuintes inscritos em SC ou a versão 1.05.03 utilizada por contribuintes de outras UF’s não inscritos em SC.

Para obtenção dos programas acesse o site:

www.sef.sc.gov.br

O validador poderá ser obtido também neste site, nas opções “Convênio 57/95 das operações do ICMS”/”Downloads”

OBS: Informações repassadas pelo próprio site do Sintegra. http://www.sintegra.gov.br/

Para os clientes que utilizam o Convênio 115:

Como não conseguimos obter a lista desses estados através do site do Convênio 115, o contador deverá fazer o contato com a SEFAZ de seu estado e verificar essas informações.

Para download do TED, basta seguir abaixo um link direto do site do Sintegra.

http://www.sintegra.gov.br/

Ou Convênio 115, caso você utilize esse validador.

http://www.fazenda.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=413

Segue abaixo o manual de instalação do TED, o qual instrui em todo o processo de instalação e também quanto aos possíveis erros que poderão ocorrer durante a sua instalação e ou execução.

https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/ted/Downloads/Manual_do_TED_Contribuinte.pdf

Opção 2: Caso o estado da emissora não permita a transmissão dos dados eletrônicos pela internet, através do envio pelo TED, haverá necessidade do contador salvar o arquivo validado em um disco óptico não regravável (CD-R ou DVD-R) e encaminha-lo pessoalmente à SEFAZ do estado.

Na lista abaixo, temos os estados que permitem o envio via TED. Essa lista pode mudar a qualquer momento.